居宅管理者必見!ルールの例外パターンを知って減算を回避する方法

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居宅管理者必見!ルールの例外パターンを知って減算を回避する方法 加算・減算

この記事はこんな人の役に立ちます

居宅の管理者をやっている。ルールが大事なのは分かってるけど、色々な理由からその通りできない時もある。そんな時でも減算にしないといけないのかが分からない
ケアマネの仕事の多くは介護保険のルールに縛られています。その量と「これ何の為のルールなの?」と首を傾げたくなるような内容にうんざりしているケアマネも多いでしょう。
しかしケアマネやってる人の多くは真面目です。その真面目さ故にちょっとでもルール通りできなかったら減算にしているという人もいます。特に居宅の管理者やってる人は「監査や実地指導で後で報酬返還になるくらいなら、最初っから無難にやっておこう」と考えやすいです。
しかし、ルールには例外というものが存在します。そのルールさえ知っておけば仮に完璧にルール通りにならなかったとしても減算を免れます。
今回は減算を回避するための例外ルールについて紹介します。

減算を回避する例外ルール

減算を回避する例外ルール

①アセスメントの「物理的な理由」

アセスメントの大原則として利用者の「居宅」で「面接」しなければいけません。

しかしこのルールに固執し過ぎると「自宅で面接できなかったからアウトだわ」とか「自宅でアセスメントできなければケアプラン作れないので、それまで介護保険利用するの待ってください」と言ってケアプラン作るのが遅れる。

こんなおかしな事態を避けるためには例外ルールを理解しておけば大丈夫です。

介護支援専門員は、前号に規定する解決すべき課題の把握(以下「アセスメント」という。)に当たっては、利用者の居宅を訪問し、利用者及びその家族に面接して行わなければならない。

引用:運営基準第13条第7号

 

 介護支援専門員は,解決すべき課題の把握(アセスメント)に当たっては,利用者が入院中であることなど物理的な理由がある場合を除き必ず利用者の居宅を訪問し、利用者およびその家族に行わなければならない。

引用:解釈通知二の3(7)⑦

アセスメントは利用者の自宅に訪問して面接。これが大前提ですが、物理的に不可能な理由があれば自宅で面接ができなくてもOKです。

解釈通知での例示は入院中という文言だけですが、それ以外でも利用者が自宅に存在しない場合は全て該当すると考える事ができます。(例:施設入所中、一時的に自宅以外の家族の家で同居してる等)

逆に言えば、その時々に物理的に可能な場所でアセスメント面接を行い、可能になったら自宅で改めてアセスメントを行えばOK。状況次第では何が何でも自宅でないといけないわけではありません。

②サービス担当者会議の「やむを得ない理由」

サービス担当者会議はケアマネにとって重要な業務の一つです。

通常は参加者を集めて実際にカンファレンスするのですが、「やむを得ない理由」がある場合に限り、照会文書による意見等で参加したとみなす事ができます。

では「やむを得ない理由」とはどういう理由なのでしょうか?

ここでいうやむを得ない理由がある場合とは,開催の日程調整を行ったが,サービス担当者の事由により,サービス担当者会議への参加が得られなかった場合,居宅サービス計画の変更であって,利用者の状態に大きな変化が見られない等における軽微な変更の場合等が想定される。

引用:解釈通知第二の3(7)⑨

ここに書かれている軽微変更の時については説明するまでもないと思います。

「軽微変更って何?」という人はケアプランの「軽微変更」って一体何?解説しますを確認してください。

この例外ルールのポイントはケアマネ側の都合はもちろん、利用者や家族によるものでもNG。あくまでもサービス担当者の都合で会議に参加できないという事が大前提となります。

逆に言えば、サービス担当者のスケジュールが合わなかったから欠席になりました。

こんな普通過ぎる理由でOKという事です。

③モニタリングの「特段の事情」

モニタリングもアセスメント同様、利用者の自宅で直接面接する事が大前提です。しかしこのルールにも例外があります。

介護支援専門員は、モニタリングに当たっては、利用者及びその家族、指定居宅サービス事業者等との連絡を継続的に行うこととし、特段の事情のない限り、次に定めるところにより行わなければならない。

イ 少なくとも一月に一回、利用者の居宅を訪問し、利用者に面接すること。

ロ 少なくとも一月に一回、モニタリングの結果を記録すること。

引用:運営基準第13条第14号

では特段の事情とはどのようなものなのでしょうか?

また,「特段の事情」とは,利用者の事情により,利用者の居宅を訪問し,利用者に面接することができない場合を主として指すものであり,介護支援専門員に起因する事情は含まれない。さらに,当該特段の事情がある場合については,その具体的な内容を記録しておくことが必要である。

引用:解釈通知第二の3(7)⑭

ケアマネ側の都合(体調崩して予定通り訪問できなかった、等も含みます)は一切認められませんが、利用者側の都合で訪問できなかった場合は、そういった利用者の事情や背景要因から訪問ができなかったのか?それを記録として残しておけば減算にはなりません。

ただし注意点があります。突発的に発生した内容(普段は自宅してるけど、その月だけ県外の家族の所に行ってる等)であれば問題ないのですが、明確な理由もなく自宅にケアマネが訪問してモニタリングする事を拒否しているような状況が長く続いている場合は、保険者によっては例外が適用されない恐れがあります。

このような場合は、ケアマネとして精一杯の努力を行い、その事を記録に残しておく必要があります。例えば僕がモニタリング訪問をひたすら拒否している利用者を支援していた時ですが、以下のような事を記録に残していました。

・モニタリングの目的と必要性について利用者及び家族について説明し、協力をお願いした事実
・ケアマネからのお願いに対しての利用者及び家族の回答や反応
・モニタリングができなくて困っていることを、地域包括支援センターの主任ケアマネなどに相談し、今後どのように問題を解決していくかというスーパーバイズの内容
これくらいのアクションを行い、きちんと分かるように記録に残しておけば大体OKです。これが単に「拒否されて訪問できなかった」程度だと例外適用が認められない恐れがあります。
要はケアマネとして必要な仕事をきちんとしているという事が分かるようにしておくことが大切なのです。

まとめ

管理者必見の例外ルール

①アセスメントの「物理的理由」
②サービス担当者会議の「やむを得ない理由」
③モニタリングの「特段の事情」
ベテランであれば常識かもしれませんが、小規模の事業所等で比較的経験の浅い状態で管理者をやっていたりすると知らない場合もあるかもしれません。
居宅の収益は少ないため、簡単に減算にしてしまうと事業として成り立たなくなってしまいます。今回の例外ルールは参考にしてもらいつつ、その他の場合でも「減算にならない方法はないのか?」を常に考える事で、収益を少しでも安定させることに繋がります。
管理者でないケアマネであったとしても、減算にならないよう仕事をすることは大切です。
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