皆さんはこんな経験はありませんか？
・言ったはずなのに、相手に「聞いてない」と言われた
・こちらのニュアンスが正しく伝わらず「そういう意味で言ったんじゃない」と思った事がある
・相手が話を部分的にしか聞いてなくて、大事な事が伝わっていなかった
これらは全て、ほとんどの人がコミュニケーションにおける間違った認識を持っているからです。それが
伝えた＝自分の言った事は相手に１００％伝わった
という勘違いです。ハッキリ言いますが、何の工夫もなく相手に伝えるだけでは相手にあなたの話は１０％以下しか伝わってないと考えたほうがいいです。
ではどうすれば相手に自分の話が伝わり、円滑なコミュニケーションが取れるようになるのか？それをこの記事で紹介します。
伝わらないのは、伝え方に問題がある
まず最初に。話が伝わらなかったのを相手のせいにしていませんか？
「あの人は理解力がないから、何回言っても分からない」
こんな風に考えているのであれば、イエローカードです。これからもあなたの話は多くの人に伝わらないし理解もされません。
相手に自分の話が伝わらなかったのは「相手にきちんと話を伝える努力をしなかった自分」が原因です。まずは基本的な認識から変えていきましょう。
どうすれば相手に伝わるのか？
相手に自分の話を伝える為に、押さえておきたい４つのポイントを紹介します。
①相手との信頼関係ができているか？
話を伝える事と、信頼関係って関係があるのか？って思いますよね。実は多いにあります。
ちょっと想像してみてください。あなたの周囲に権力を振りかざして相手に威圧的な態度を取る上司や先輩はいませんか？いわゆるパワハラ系の人間ですね。
そういう人があなたに高圧的な感じで何かを言ってきたとします。その時、あなたはどれくらい相手の話を理解できますか？
多くの場合は恐怖心などの不快な感情が強くあるせいで、相手の話を理解しようとしても頭に入ってこず理解するのが難しいはずです。
この事から、相手に話を伝える為には信頼関係がないと正しく伝わらないのです。
②相手が話を聞ける状態や状況なのか？
あなたが話を伝える時、相手はどのような状態や状況かを考えて伝えていますか？
当然ですが相手が忙しくて落ち着いて話を聞けない時、或いはイライラしたり落ち込んでいる時、何かの作業に集中している時。いずれもあなたの話を真剣に聞けるコンデションではありません。
それなのに、多くの人は相手の状態や状況を無視して、自分の言いたい事を一方的に伝えて「伝えましたよ」となります。これでは当然ほとんど伝わりません。
毎回相手がベストな状態や状況を待つわけにもいきませんが、せめて「◯◯の件についてお伝えしたいことがあるのですが、お話しできる時間はありますか？」と尋ねる配慮があれば、あなたの話に耳を傾けてもらいやすくなります。
③ポイントを整理して伝える
伝え方の下手な人の特徴に「あった事を全て伝えようとする」というのがあります。
「この間頼まれていた◯◯の件ですが、先方の管理者はOKと言ってくれるのですが現場責任者が難しいと言ってて、直接話してくれと言うんです。でも、私はその担当者に多分嫌われているんで、私が話しても上手くいかないと思ってるんですが、一応今度その担当者と予定合わせて話をする流れになりそうです」
こんな風に無駄なプロセス説明と、自分の主観、さらにハッキリしない結果報告。これでは何が言いたいのかさっぱり分かりません。相手に話を伝える時は
・重要なポイントは何なのか
・結論から先に話す
これだけでかなり相手に伝わりやすくなります。例えば先程の的を得ない話し方も
「先日頼まれていた件ですが、結論はまだ出ていません。理由として管理者の意向としては、現場責任者と直接相談してほしいと言われた為です。なので、◯月◯日に現場責任者と一度話し合いをする予定です」
まずこのように要点を簡潔に延べ、その上で不安点などがあれば相談すれば良いでしょう。
④相手のメリット・デメリットを見つけて伝える
人は自分に無関係な話には興味が湧きませんが、自分に得な話（或いは聞いとかないと損する話）には自然と耳を傾けます。それを理解した上で相手に話を伝えるれば、かなり伝わりやすくなります。
例えばですが「今度の売上会議の資料です。内容の確認を次の会議までにお願いします」
みたいな、どこかのコピペみたいな言葉はほとんど右から左に流れてしまいます。しかし
「今度の会議の資料です。売上下位の部署は、具体的な改善案がない場合ボーナス３０％カットするという話が出ています。内容の確認を次の会議までにお願いします」
こう言われればどうでしょう？必死で内容確認しようとしますよね。こういった相手のメリットやデメリットを考えながら話を伝える事を考えてみましょう。
まとめ
相手に話が伝わらないのは、相手のせいにして自分が伝える努力をしていないから。
相手に伝わるようにする為のポイントは
相手に正しく自分の伝えたいことを伝えることができるだけで、仕事の成果に大きな違いが出ます。
また無駄な誤解が減り、良好な人間関係が築きやすくなるなど良いことばかりです。是非試してみてください。