ケアマネ、特に居宅で働いている人は、新規の利用者と契約する時に僕達ケアマネが通称「3点セット」と呼ぶ書類を用意し、利用者や家族に説明し、必要箇所に記入をしてもらっていると思います。
その内容が
・契約書（居宅介護支援事業所と支援関係を結ぶ為の契約書）
・重要事項説明書
・個人情報使用同意書
・重要事項説明書
・個人情報使用同意書
そしてこれらの書類に利用者本人のサイン（できない場合は家族が代筆、等の対応をする）が終われば、契約に必要な業務は無事終了！そんな風に思っていませんか？
実は3点セットの中にある「個人情報使用同意書」だけは、ちょっと扱いが異なるのです。今回はその辺りについて解説します。
個人情報使用同意書に必要なモノ
まず「個人情報」というのは、どういうものかについて改めて確認してみましょう。
「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
引用：個人情報保護法第2条
氏名や生年月日、住所や電話番号といったものでなくても特定の個人を識別できる情報は全て個人情報という事です。
では、この個人情報の取扱いについて介護保険ではどのように定められているのでしょうか？
指定居宅介護支援事業者は、サービス担当者会議等において、利用者の個人情報を用いる場合は利用者の同意を、利用者の家族の個人情報を用いる場合は当該家族の同意を、あらかじめ文書により得ておかなければならない。引用：指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準 第23条第3項
つまりこういう事です。
・契約は利用者と居宅事業所が直接契約する行為なので、利用者のサインがあればOK
・しかし、個人情報使用同意書に関しては本人、家族それぞれから同意を得ておく必要があるという事です。
（利用者の同意があったからと言って、勝手に家族の同意なく家族個人が特定されるような個人情報を使用する事はできないということ）
・しかし、個人情報使用同意書に関しては本人、家族それぞれから同意を得ておく必要があるという事です。
（利用者の同意があったからと言って、勝手に家族の同意なく家族個人が特定されるような個人情報を使用する事はできないということ）
しかし現実的に存在する全ての家族にケアマネが一人一人説明し、同意を得るのは困難です。その為KP等、家族の代表者に同意を得ることで他の家族に関する情報も取り扱えるようにします。（他の家族には代表者が説明するという体裁）
なので「家族代表」という項目を作っておけばOKです。
まとめ
個人情報使用同意書は
「本人」だけでなく「家族代表」にも同意を得る必要がある
ちょっとした事ですが、こういった事をしっかりしておかなかったばかりに後々トラブルになったりする事もあります。特に最近では個人情報の取り扱いが年々厳しくなっており、裁判などになった場合、きちんとした同意を証明できなければ不利になる可能性があります。
事業所のリスクマネジメントの点からも、特に管理者として働いているケアマネは自分の事業所本個人情報同意書に、きちんと本人だけでなく家族からも同意を得る書式になっているか確認してみましょう。